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FIRMENFITNESS RECHTLICH BETRACHTET
Vorteile für Unternehmen und Mitarbeiter!
Die regelmäßige Kolumne von Rechtsanwalt Dr. Hans Geisler und Wirtschaftsprüfer & Steuerberater Dennis Woltsche
Dr. Hans Geisler
Rechtsanwalt und Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht / Gewerblichen Rechtsschutz / Bau- und Architektenrecht
Dipl.-Ökonom Dennis Woltsche
Wirtschaftsprüfer und
Steuerberater
VERTRAGSGESTALTUNG – EBENEN DER FIRMENFITNESS
Firmenfitnessverträge umfassen in der Regel drei verschiedene Parteien: Das Unternehmen (die Firma), deren Mitarbeiter sowie das Studio. Zwischen diesen drei Parteien sollten die Bedingungen der Firmenfitnessvertraglich geregelt werden.
DIE GRUNDLAGE: VEREINBARUNG ZWISCHEN STUDIO UND UNTERNEHMEN
Im Firmenfitnessvertrag zwischen dem Studio und dem Unternehmen sollte der wesentliche Inhalt und die Vorteile für die Mitarbeitern vereinbart werden. Auch die Kosten, die für das Unternehmen und/oder den Mitarbeiter anfallen sowie die Zahlungsmodalitäten. Dabei sollte klar geregelt sein, welche Leistungen die „Firmenfitnessmitgliedschaft“ umfasst, wobei für die konkrete vom Studio geschuldete Leistung auf einen separat zuschließenden Vertrag zwischen Studio und jeweiligem Mitarbeiter verwiesen werden kann. Falls das Unternehmen den Eigenanteil des Mitarbeiters vom Lohn einbehält und direkt den gesamten Beitrag für die Firmenmitgliedschaft überweist, sollte sich das Unternehmen mit einer Ergänzungsvereinbarung absichern. In der Ergänzungsvereinbarung weist der Mitarbeiter das Unternehmen an, den Zuzahlungsbetrag über die Lohnbuchhaltung des Unternehmens einzubehalten und unmittelbar an das Fitnessstudio zu zahlen. Bei den Firmen kommt es gut an, wenn das Studio auch diese Ergänzungsvereinbarung zur Verfügung stellt.
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VEREINBARUNG ZWISCHEN STUDIO UND DEM MITARBEITER: DER MITGLIEDSCHAFTSVERTRAG
In dem Mitgliedschaftsvertrag mit dem jeweiligen Mitarbeiter erfolgt die konkrete Ausgestaltung der Mitgliedschaft, insbesondere die zur Verfügung stehenden Leistungen. Ferner wird ein gegebenenfalls vom Mitarbeiter zu tragender Eigenanteil des Beitrages geregelt, sowie die Voraussetzungen benannt, die für das Bestehen dieser Vorteile bestehen müssen. Auch der Ablauf und die Anpassung des Beitrages, falls das Unternehmen (Firma) die Vereinbarung mit dem Studio aufkündigt.
Hinsichtlich der Bezahlung des Eigenanteils kann vertraglich zwischen verschiedenen Varianten gewählt werden, je nachdem, ob die Zahlung über das Unternehmen erfolgen soll, oder vom Mitarbeiterdirekt gegenüber dem Studio erfolgt.
VORAUSSETZUNGEN DES FIRMENFITNESSVERTRAGES ALS DAUERRECHNUNG
Bei Abschluss eines Firmenfitnessvertrages zwischen dem Fitnessstudio und dem jeweiligen Unternehmen bestehen in Bezug auf die ordnungsgemäße Abrechnung der Beiträge zwei Möglichkeiten. Entweder das Studio schreibt in einem bestimmten Rhythmus, z.B. monatlich eine Rechnung, die das Unternehmen dann bezahlt, oder der Firmenfitnessvertrag wird als Dauerrechnung erstellt. Die letztere Alternative hat den Vorteil, dass die vertraglich vereinbarte Vergütung direkt vom Fitnessstudio eingezogen werden kann und keine gesonderte Rechnungsstellung erforderlich ist.
Bei wechselnder Anzahl der Arbeitnehmer, die gegebenenfalls Einfluss auf die Höhe des Rechnungsbetrages hat, müsste jeweils durch Nachträge oder Ergänzungen des Vertrages entsprechend abgerechnet werden. Alternativ kann der genaue Betrag mit Mehrwertsteuerausweis in den Vertrag aufgenommen werden, der für jeden Mitarbeiterzugang oder -abgang berechnet wird.
EINHALTUNG DER GRENZEN DES STEUERLICH ABSETZBAREN SACHBEZUGS
Zahlungen aufgrund der Firmenfitnessverträge können als sogenannter Sachbezug für den Mitarbeiter und das Unternehmen steuerfrei sein, sofern sie sich innerhalb der gesetzlichen Grenzen halten. Als Sachbezüge werden Leistungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer bezeichnet, die diesem einen geldwerten Vorteil bieten, jedoch nicht in der Zahlung von Lohn bestehen. So zum Beispiel auch die Zahlung des Beitrages des Unternehmens (abzüglich des Eigenanteils des Mitarbeiters) an das Fitnessstudio. Die Freigrenze für die sog. sonstigen Sachbezüge liegt derzeit bei 50 € brutto (inkl. USt) pro Monat. Da es sich um eine Freigrenze handelt, wird der gesamte Sachbezug bei Überschreiten der Grenze zu steuer- und sozialversicherungspflichtigem Arbeitslohn. Das ist zu vermeiden, so dass die Summe der Sachbezüge (abzüglich des Sachbezuges Kfz) die Freigrenze nicht überschreiten sollte. Bei Zusammentreffen mehrerer Sachbezüge hat der Arbeitgeber das Wahlrecht, einen der Sachbezüge mit 30 % pauschal zu versteuern. Damit könnte die 50 €-Grenze für den weiteren Sachbezug gerettet werden.
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TIPP
Seit dem 01.01.2008 wird in bestimmten Konstellationen die Förderung der Mitarbeitergesundheit steuerlich unterstützt. Ein Arbeitgeber kann danach pro Mitarbeiter und pro Jahr bis zu 600 € steuerfrei für zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbrachte Leistungen zur Verhinderung und Verminderung von Krankheitsrisiken und zur Förderung erbringen. Die Inanspruchnahme dieser Steuerbegünstigung des § 3 Nr. 34 EStG ist in der Theorie zwar einfach formuliert; in der praktischen Umsetzung eher als problembehaftet zu beurteilen. Hinsichtlich der Frage, ob die Nutzung der 600 € Gesundheitsförderung (als Alternative zum Sachbezug) möglich ist, muss im Einzelfall geprüft werden.
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