​​1.   KASSENSYSTEME: MELDEPFLICHT AB DEM 1.1.2025

Ab dem 1. Januar 2025 tritt die elektronische Mitteilungspflicht für Kassensysteme in Kraft. Elektronische Aufzeichnungssysteme (insbesondere elektronische Kassensysteme und Registrierkassen), die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, müssen bis spätestens 31. Juli 2025 den Finanzbehörden gemeldet werden. Für Systeme, die ab dem 1. Juli 2025 angeschafft werden, gilt eine Meldefrist von einem Monat nach der Anschaffung. Gemietete oder geleaste elektronische Aufzeichnungssysteme stehen angeschafften Systemen gleich. 

Das elektronische Mitteilungsverfahren kann per Direkteingabe im entsprechenden ELSTER-Formular, per Upload einer XML-Datei auf elster.de oder per Datenübertragung aus einer Software (ERiC-Schnittstelle) vorgenommen werden. 

Zusätzlich müssen ab dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommene Systeme ebenfalls innerhalb eines Monats gemeldet werden, wobei die Anschaffung zuvor mitgeteilt worden sein muss.

 

2. E-RECHNUNG: WAS IST AB DEM 1.1.2025 ZU BEACHTEN?
Als E-Rechnung bezeichnet das Gesetz eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Die E-Rechnung muss - sowohl nach Erstellung als auch nach Übermittlung und Empfang - eine elektronische Verarbeitung der Rechnungsangaben ermöglichen. Formate wie X-Rechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erfüllen diese Anforderungen. Papierrechnungen und PDFs gelten künftig nicht mehr als E-Rechnungen und werden als "sonstige Rechnungen" bezeichnet. 

Beginn der E-Rechnungspflicht: 

Grundsätzlich tritt die E-Rechnungspflicht ab dem 1. Januar 2025 in Kraft. Allerdings ist zu unterscheiden zwischen der Pflicht, eine Rechnung zu empfangen, und der Pflicht, eine Rechnung auszustellen. 

Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen gilt ab dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmer, unabhängig davon, ob selbst E-Rechnungen ausgestellt oder umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbracht werden. Geschäftspartner können E-Rechnungen zusenden, ohne dass dem Erhalt der E-Rechnung ausdrücklich zugestimmt wurde, und es besteht kein Anspruch auf Ausstellung einer sonstigen Rechnung – etwa einer Papierrechnung.  Der Vorsteuerabzug muss dann ausgehend von der erhaltenen E-Rechnung geltend gemacht werden.  

Für die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern sieht das Gesetz Übergangsfristen vor. Bis Ende 2026 ausgeführte Umsätze dürfen weiterhin mit Papierrechnungen oder nicht strukturierten elektronischen Rechnungen abgerechnet werden. 

Ab 2028 sind Rechnungen, die unter die E-Rechnungspflicht fallen, ausschließlich elektronisch auszustellen und zu übermitteln. 

Für folgende Rechnungen brauchen auch zukünftig keine E-Rechnung ausgestellt werden: 

• Rechnungen über Leistungen, die nach den § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind (z. B. Heilbehandlungen, Vermietung von Grundstücken),
• Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro,
• Fahrausweise,
• Rechnungen an ausländische Unternehmer,
• Rechnungen an private Endverbraucher.

  

Archivierung von E-Rechnungen 

E-Rechnungen sind, wie auch Papierrechnungen, für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist zu archivieren. Es ist bei der Archivierung von E-Rechnungen unbedingt sicher zu stellen, dass diese im ursprünglichen Dateiformat und unverändert aufbewahrt werden. Dies gilt auch, wenn der Rechnungsaussteller für eine gewisse Übergangszeit als Serviceleistung neben der E-Rechnung eine inhaltsgleiche sonstige Rechnung zur Verfügung stellt. 

Seien Sie ab 01.01.2025 empfangsbereit! 

Ob und inwieweit die Unternehmer bereits ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen erhalten, liegt nicht in ihrer Hand.  Deshalb sollte die Empfangsbereitschaft – mindestens durch Einrichtung einer E- Mailadresse (bspw. rechnung@unternehmen.de) – direkt ab dem 01.01.2025 sichergestellt werden. 

Die Umstellung auf die E-Rechnung ist ein großer Schritt, eröffnet aber zugleich viele Möglichkeiten, Geschäftsvorfälle deutlich einfacher und effizienter zu erfassen. Wir empfehlen, sich frühzeitig mit der Umstellung zu beschäftigen, die Prozesse zu analysieren und (Software-)Lösungen zu implementieren. 

Melden Sie sich gern für weitere Informationen oder die Vereinbarung eines Beratungstermins.