Container for the scroll indicator
(Will be hidden in the published article)
Archivierung von
E-Mails
Wie verhalten Sie sich rechtssicher?
Die regelmäßige Kolumne von Rechtsanwalt Dr. Hans Geisler und Wirtschaftsprüfer & Steuerberater Dennis Woltsche
Dr. Hans Geisler
Rechtsanwalt und Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht / Gewerblichen Rechtsschutz / Bau- und Architektenrecht
Dipl.-Ökonom Dennis Woltsche
Wirtschaftsprüfer und
Steuerberater
Unternehmen trifft die Pflicht steuerrelevante E-Mails zu archivieren. Was genau das bedeutet und wie eine rechtssichere Archivierung von E-Mails ablaufen kann, fassen wir für Sie zusammen.
Gesetzliche Grundlagen
Die Aufbewahrungspflichten für Unternehmen richten sich vornehmlich nach zwei Rechtsgrundlagen: Nach dem Steuerrecht und nach dem Handelsrecht. Im Bereich des Steuerrechts werden die Aufbewahrungspflichten in der Abgabenordnung (AO) geregelt, im Bereich des Handelsrechts enthält das Handelsgesetzbuch (HGB) entsprechende Vorschriften für Kaufleute. Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften dazu stimmen größtenteils überein.
Konkrete Vorgaben finden sich auch in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) des Bundesfinanzministeriums.
Wer unterliegt den Aufbewahrungspflichten?
Grundsätzlich gilt: Wer als Unternehmer steuerlichen oder handelsrechtlichen Buchführungs- oder Aufzeichnungspflichten unterliegt, ist auch dazu verpflichtet, die entsprechenden Dokumente für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Dazu gehören auch die E-Mails.
Die konkrete Verantwortlichkeit für eine rechtssichere E-Mail-Archivierung liegt bei dem Inhaber/in des Unternehmens, bei den Gesellschaftern von Personengesellschaften bzw. bei juristischen Personen
(z. B. GmbH) bei der Geschäftsführung.
Welche E-Mails müssen Unternehmen aufbewahren?
In erster Linie sind E-Mails zu archivieren, die Buchungsbelege sowie Handels- und Geschäftsbriefe oder deren Wiedergaben darstellen. Ein Buchungsbeleg ist ein Dokument, das Informationen über einen Geschäftsvorfall enthält und als Grundlage für eine Buchung dient. So zum Beispiel Rechnungen. Handels- und Geschäftsbriefe dienen der Vorbereitung, der Durchführung oder der Rückgängigmachung eines Geschäfts. Darunter fallen beispielsweise Reklamationsschreiben oder Lieferscheine.
Darüber hinaus müssen auch E-Mails mit folgenden Inhalten aufbewahrt werden:
- Handelsbücher
- Inventare
- Eröffnungsbilanzen
- Jahresabschlüsse
- die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
- Lageberichte
Aus § 147 Abs. 1 AO sowie aus § 257 Abs. 1 HGB können sich weitere aufbewahrungspflichtige Inhalte ergeben, sodass im
Zweifel rechtlicher Rat eingeholt werden sollte.
So werden E-Mails richtig archiviert
Ein explizites Formerfordernis für die Speicherung von E-Mails ist gesetzlich nicht geregelt. Zu einer ordnungsgemäßen Speicherung gehört, dass die Unterlagen vollständig, unveränderlich, ordentlich und nachvollziehbar sowie maschinell auswertbar archiviert werden.
- Vollständig: Alle E-Mails, eingehende
und ausgehende, müssen mitsamt Anhängen aufbewahrt werden. Dabei dürfen keine steuerrechtlich relevanten Daten verloren gehen. - Unveränderlich: Die E-Mails müssen unverändert und manipulationssicher archiviert werden.
- Ordentlich und nachvollziehbar: Die Archivierung muss in einem nachvollziehbaren, vorgegebenen System geschehen, sodass die E-Mails jederzeit auffindbar und überprüfbar sind.
- Maschinell auswertbar: Es genügt nicht, die E-Mails auszudrucken, sondern die Daten müssen elektronisch gespeichert werden und damit maschinell auswertbar bleiben.
Ein weiteres Erfordernis ist die Einhaltung des Datenschutzes, welchen die DSGVO vorschreibt.
ENERGY-O-MAT
MACHEN SIE SICH DAS LEBEN DOCH EINFACH EINFACH!
VENDING MACHINES, MADE WITH LOVE!
Welche E-Mails sollten nicht von Unternehmen gespeichert werden?
Private E-Mails von Mitarbeitern dürfen aus Datenschutzgründen nur bei ausdrücklicher Zustimmung des Mitarbeiters gespeichert werden. Ebenso die Kommunikation mit dem Betriebsrat (falls vorhanden) oder Bewerbungen.
Der Grundsatz der Datenminimierung gebietet außerdem, dass keine E-Mails archiviert werden, die keiner Aufbewahrungspflicht unterliegen, für die kein Verarbeitungszweck definiert wurde oder bei denen dieser Zweck weggefallen ist.
E-Mails, die rein werblichen Zwecken dienen, können, müssen aber nicht von Unternehmen gespeichert werden. Ebenso Bestellungen, die nicht zum Abschluss eines Vertrages führen.
Aufbewahrungsdauer
Die vorgeschriebene Archivierungszeit hängt vom jeweiligen Inhalt der E-Mail ab. Während Buchungsbelege für zehn Jahre aufbewahrt werden müssen, ist für Handels- und Geschäftsbriefe lediglich eine Aufbewahrungsdauer von sechs Jahren vorgeschrieben. Wer sicher gehen will, kann alle E-Mails für zehn Jahre archivieren, wenn keine datenschutzrechtlichen Aspekte dagegen sprechen.
Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden ist oder der Buchungsbeleg oder sonstige Unterlagen entstanden sind.
FAZIT
E-Mail-Archivierung rechtssicher machen
Die richtige Archivierung von E-Mails ist wichtiger Bestandteil einer ordnungsgemäßen Unternehmensführung und um (steuer-)rechtliche Vorgaben einzuhalten.
Container for the dynamic page
(Will be hidden in the published article)